De acuerdo a varias investigaciones, entre ella una realizada por Microsoft, se encontró que alrededor del 50% de los empleados suman más de 7 horas a la semana en reuniones.
Depende del nivel que tengas en la empresa que laboras y el nivel de cargo que tengas, puede pasar que muchas de las decisiones o tareas que queden pendientes, te serán asignadas de manera directa o te afectarán de alguna forma.
Y es por esta razón que después que finalice cada reunión, tenemos que tener absolutamente claro, cuáles son nuestras tareas y cuáles son las tareas de los demás.
Con el agravante de que en promedio trabajamos más de 40 horas a la semana y sumando nuestra vida familiar, amigos y otras actividades. Confiar un día completo sobre acciones y responsabilidades directamente a nuestra memoria, quizá no sea la mejor decisión de todas.
Obligarnos a nosotros mismos a confiar 100% en nuestra memoria, puede generar mayores niveles de estrés, debido a una sobrecarga de información que no nos permite tener claridad sobre las acciones que deben ser priorizadas, obstaculizando la capacidad de toma de decisiones y en últimas, convirtiéndose en mal hábito que no nos permite evolucionar en nuestro ambiente laboral.
Si te sientes abrumado con las decisiones y cuándo sales de una reunión, no tienes claro cuáles van a ser los siguientes pasos, cuáles fueron las prioridades, aquí vamos a explorar una metodología que nos ayudará a mantener de manera muy clara y concisa la forma en que tomamos notas de nuestras reuniones y así retomar el control de nuestro de nuestra vida laboral y personal.
La metodología el cuadrante
Lo primero que tenemos que entender, es que escuchar de manera activa y tomar notas, no es una tarea fácil. Siempre tenemos que estar al pendiente del detalle y aprender a separar tareas triviales de las importantes, anotar tiempos de entrega y compromisos. Todo esto, sin peder el enfoque de los que se está hablando la reunión, donde no se pausará para que tomemos notas.
Cómo funciona
El sistema que vamos a revisar se llama el método del cuadrante. Este sistema es particular, ya que a diferencia de los demás sistemas, aquí no se prioriza la toma notas de arriba hacia abajo. El objetivo es tomar una hoja de papel o documento digital y dividirlo en 4 secciones. Una vez tenemos la división, a cada sección le asignaremos un propósito, y de acuerdo a este propósito se harán las anotaciones.
Estructura:
Notas generales: No son necesariamente notas accionables, simplemente perspectivas o comentarios sobre la reunión.
Preguntas: son aquellas preguntas que haces durante la reunión, debes asegurarte de tener una respuesta.
Tareas personales: Tus tareas asignadas: Tempos de entrega, tus proyectos asignados.
Tareas para los demás: Igual que las tareas personales, pero son aquellas asignadas a otros equipos o personas.
Este es un ejemplo real:
A continuación el ejemplo, con letra más clara:
General:
Disposición para el proyecto
Ha investigado previamente cómo funciona: sabe que el SEO funciona pero toma tiempo.
Muy preocupada por la velocidad de la página, cree que esto es directamente lo que afecta hoy su posición.
Preguntas:
Plug-Ins para comportamiento de clientes: hay presupuesto Si o No
Hay términos específicos con los que los ciudadanos extranjeros (objetivo) se refieren hacia el procedimiento?
Tareas personales.
Investigación Frases y palabras clave
Consumo del nicho de mercado
Palabras clave competencia
Sugerencias de Look & feel del sitio web.
Presentar investigación al cliente
Tareas equipo:
Propuesta de nuevo wording = Palabras Clave Andrés
Nuevas infografías: Texto ALT = Andrés
Reunión cliente, evaluar términos clave y frases clave: Coordinar la reunión
Cómo lo puedes ver, esta metodología es de gran ayuda, ya que te ayuda a sintetizar pensamientos sobre la reunión, quién está haciendo que, cómo se entrelazan las dos actividades y sobre todo, cuáles son tus tareas.
Para resumen esta metodología te deja listo cuál son los siguientes pasos y las tareas asignadas a un responsable.
Para aquellos que ya estamos regresando a las reuniones presenciales, les tengo esta sugerencia:
Si tienes una computadora abierta o en tu libreta de notas, puedes hacer este dibujo para recordar los nombres de las personas. Este ideal para aquellas personas como yo que olvidan los nombres constantemente
Como última sugerencia, les decimos que siempre es mejor tomar las notas a mano. Suena un poco controvertido, pero es mejor, ya que te vas a concentrar en la persona y sobre todo concentrarte a escuchar la reunión en general. Hoy en día recibimos miles de alertas a través de nuestras computadoras y a veces es difícil ignorar dichas alertas, que están científicamente generadas, para atraer tu atención. Además, se ha demostrado que aquellas personas que escriben a mano tienen una retención mayor.
También, tener una pantalla abierta todo el tiempo, genera una barrera visual y sin tanto ruido.
Ahora, si tienes un computador táctil o un iPad, siempre puedes usarla para generar en estas las anotaciones, como por ejemplo usando One Note, o notas en el iPad y así podrás tener la oportunidad de compartirlas fácilmente usando la posibilidad de transformar la escritura a mano en texto regular.
Gran ventaja para aquellos que les sirve… ami no.
Recuerden apara aquellos digitales, tener un sistema para nombrar sus documentos y no generar confusión: pueden poner la fecha, y temas principales para siempre acceder de manera rápida y fácil a estas memorias.
Conclusión:
Tomar notas es difícil, es una habilidad que se desarrolla a través del tiempo. Hay que entender que quizá hay reuniones que no son tan amenas como otras y hay momentos de tensión y dificultad. Esta es una habilidad que se desarrollara con el tiempo, será de gran ayuda para mejorarlos tus niveles de estrés y sobre todo, saber con certeza cuál son los accionables para ti en tu trabajo o negocio.
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